Как работать с корпоративными клиентами PDF Печать E-mail

Обслуживание организаций в службе таксиНе секрет, что работать с корпоративными клиентами (организациями) для службы такси очень интересно и выгодно. Ведь всего несколько таких клиентов могут гарантированно обеспечить вас работой. И при этом практически не нужно заботится о привлечении новых "мелких" клиентов (массовой рекламе, эффективность которой обычно не высока). Не даром в крупных городах есть специализированные автокомпании, которые занимаются исключительно корпоративными клиентами.

Но в работе с организациями есть свои особенности, которые нужно знать и учитывать. С каждой такой организацией заключается договор о транспортном обслуживании, в котором обычно оговаривается своя система тарифов и свой оригинальный алгоритм расчета стоимости поездки.

Раз в месяц (или раз в 15 дней) для каждой организации выставляется счет, к которому прилагается список поездок (так называемая "детализация"). Для каждой поездки предварительно рассчитывается ее стоимость исходя из тарифов и алгоритмов расчета данной конкретной организации. В детализации обычно указываются параметры, которые влияют на стоимость поездки, такие как класс автомобиля, время (длительность) поездки, расстояние, встречи и проводы в аэропорты и на вокзалы, время ожидания, парковки, ночной коэффициент и т.п.

И если корпоративных клиентов достаточно много и у каждого их них свои тарифы, своя форма отчета о поездках, то вести с ними взаиморасчеты становится ОЧЕНЬ сложно и трудоемко. В этом может помочь только специализированное программное обеспечение, учитывающее особенности расчетов с множеством корпоративных клиентов.

Программа "Заказ такси" вобрала в себя опыт работы с корпоративными клиентами ведущих московских автопредприятий, которые специализируются на обслуживание организаций. Поэтому она имеет все необходимые для этого средства и механизмы. В результате программа "Заказ такси" часто заменяет работу нескольких человек "расчетной группы", которая обычно занимается взаиморасчетами с организациями в "не автоматизированных" автопредприятиях.

Возможность иметь индивидуальные тарифы для корпоративных клиентов в программе реализована при помощи Тарифных планов. За каждым таким клиентом закрепляется свой собственный тарифный план, который представляет собой совокупность тарифов на все услуги, описанные в Справочнике классов автомобилей программы.

Запись о клиенте Справочника клиентов программы имеет ряд полей для реквизитов организации (вкладка "Реквизиты"). Они используются для печати документов для данной организации. На вкладке "Сотрудники" записи о клиенте можно заполнить список сотрудников организации, которые имеют право делать заказы (ФИО, телефон, отдел, центр затрат и др.). Это позволят ускорить ввод данных (и избежать ошибок) при приеме заказа, а также автоматически формировать отчеты по поездкам за заданный период требуемого формата.

Ниже описана подсистема программы, предназначенная для автоматического создания отчетов организациям за заданный период. Она позволяет формировать любые документы, внешний вид и содержание которых может настраиваться конечными пользователями программы с учетом требований каждой конкретной организации.

Корпоративным клиентам можно выставлять Счета за оказанные услуги за определенный период (обычно за месяц или половина месяца), формировать соответствующие Акты, высылать по email подтверждения заказов, формировать отчеты по заказам клиента за заданный период (приложения к Счету или Акту). Эти операции делаются в окне "Счета", которое вызывается через пункты главного меню программы "Данные" - "Счета":

Запись об отчетном периоде организации (Счете):

Поля записи о счете:

  • Номер- Номер счета
  • Период - Период времени, за который выставляется счет. Выбирается из Списка периодов учета
  • Клиент - Код клиента. Выбирается из Справочника клиентов
  • Сумма - Сумма стоимостей заказов клиента за указанный период
  • Кнопка "Сумма" - При нажатии на эту кнопку программа пересчитывает сумму стоимостей заказов клиента за указанный период с учетом признаков "Наличные и карточки" и "Безнал"
  • Оплата - Сумма оплаты
  • Наличные и карточки - Признак подсчета суммы по заказам с видом оплаты "Наличные" и "Карточки"
  • Безнал - Признак подсчета суммы по заказам с видом оплаты "Безнал"
  • Примеч. - Строка примечаний к счету

При помощи кнопки "Создать", расположенной в верхней части окна "Счета" можно создать записи о счетах за выбранный Период сразу для всех организаций (Клиентов, с признаком "Организация"). Причем для каждой организации автоматически создается два Счета: отдельно "Безнал" и "Наличные и карточки".

При помощи кнопки "Суммы" в верхней части окна "Счета", автоматически подсчитываются суммы для каждого созданного Счета. Если сумма за заданный период равна нулю (не было поездок), то такая запись о Счете удаляется.

Нажатие на кнопку "Файлы" в верхней части окна запускает процесс автоматического формирования печатных документов (Счета, Акты, приложения к актам и др.) для всех Счетов за данный период. Файлы документы создаются в подкаталогах внутри каталога "Invo" программы "Заказ такси". В каталоге Invo создается подкаталог, соответствующий номеру отчетного Периода, в котором в свою очередь создаются подкаталоги для каждой организации (имя подкаталога соответствует Коду организации в программе). В подкаталоге организации находятся все документы, созданные для организации за заданный период. Открыть подкаталог, выделенной в таблице счетов организации, можно нажав кнопку "Go" (Открыть папку) в верхней части окна.

Все документы (Счета, Акты, приложения к актам со списком поездок за период) формируются на основе настраиваемых файлов-шаблонов документов, поэтому их внешний вид и содержание могут изменять пользователи программы. Файлы-шаблоны документов находятся в подкаталоге SDoc программы и могут редактироваться при помощи Word-а.

Отчет со списком поездок за период (детализация, приложение к Акту) может иметь разную форму для разных организаций, так как у всех свои требования к его содержанию. Поэтому в записи о Клиенте на вкладке "Реквизиты" предусмотрено поле "Шаблон акта", в котором можно указать имя индивидуального файла-шаблона этого отчета для данной организации.

Документы организации можно печатать и "вручную" без предварительного автоматического их формирования в подкаталогах организаций. Это делается при помощи кнопки "Печатать", расположенной в верхней части окна "Счета". При нажатии на эту кнопку появляется меню выбора документа для печати. Оно позволяет напечатать Счет, Акт выполненных работ и несколько вариантов Приложения к акту.

Документы печатаются на основе файлов-шаблонов, которые находятся в подкаталоге SDoc программы: InvoPic.rtf, ActPic.rtf, ActZakazPic.rtf, ActZakaz2Pic.rtf, ActZakaz3Pic.rtf... Эти файлы-шаблоны вы можете настроить так как вам нужно (добавлять и удалять колонки, итоговые суммы, изменять оформление и т.п.)

Часто требуется перенести информацию о заказах из отчета программы в таблицу Excel. Это делается довольно легко: в открытом отчете (в Word-e) нужно выделить содержимое всего отчета <Ctrl+A> или только нужные строки и положить выделенный блок в Буфер обмена Windows (<Ctrl+C> или через пункты меню "Правка" - "Копировать"). После этого нужно открыть в программе Excel новый лист и вставить в него содержимое Буфера обмена (<Ctrl+V> или через меню "Правка"- "Вставить"). Таким образом, можно переносить данные в Excel из любого настраиваемого отчета программы (который открывается в Word-e).

Программа "Заказ такси" может вести взаиморасчеты с клиентом: рассчитывать сумму текущего Баланса клиента. Для этого в окне настройки программы на вкладке "Клиент" нужно включить признак "Автоматически пересчитывать баланс клиентов". На величину Баланса клиента влияют все успешно завершенные Заказы данного клиента а также Платежи клиента, сделанные в Кассовой книге программы.

Автор: Сергей Гундоров, www.pisoft.ru

Обновлено 15.08.2011 21:39
 

Сейчас на сайте

Сейчас 126 гостей онлайн

Поиск по сайту